Automatiser sa prospection et son CRM

La prospection meurt toujours de la même maladie : le suivi. Les leads arrivent (formulaires, LinkedIn, salons…), atterrissent dans un coin, et trois semaines plus tard ils ont signé chez le concurrent qui a rappelé en 10 minutes. Ce tutoriel construit le système qui rend l’oubli impossible : capture → enrichissement → scoring → CRM → relances, le tout sans une saisie manuelle.

Prérequis : modules 1-2 acquis, un CRM (Notion fait parfaitement l’affaire pour démarrer — notre article synchro vous a déjà outillé). Durée de montage : 1 h.

Le pipeline en cinq étages

1. La capture (toutes les portes d’entrée)

Chaque canal devient un déclencheur : le formulaire du site (webhook instantané — voyez l’article webhooks), l’e-mail entrant qui « demande un devis » (Gmail + filtre), le fichier CSV du salon professionnel (Drive + itérateur). Tous convergent vers le même pipeline.

2. L’enrichissement

À partir de l’e-mail professionnel, Make complète la fiche : domaine → site web → société, taille, secteur. Des services spécialisés s’en chargent via API, mais même sans eux, extraire le domaine et chercher la société donne déjà un contexte précieux avant l’appel.

3. Le scoring : votre priorisation, en chiffres

Le score se calcule avec de simples additions dans Make (un module Set variable par critère). Au-dessus de 70 : lead chaud, traitement prioritaire. C’est rudimentaire — et ça change tout : vous appelez les bons leads d’abord.

4. La fiche CRM, créée impeccable

5. Les relances qui ne s’oublient jamais

La création de fiche déclenche la séquence : tâche « appeler sous 24 h » si score > 70, e-mail de bienvenue personnalisé sinon, et relance automatique à J+3 si le statut n’a pas bougé. Le système n’oublie jamais — c’est sa seule supériorité sur vous, et elle suffit.

FAQ — vos questions fréquentes

Quel CRM choisir pour démarrer ?

Notion : gratuit, souple, et vous savez déjà le synchroniser (article précédent). Quand le volume grossira (200+ leads actifs), les CRM dédiés (Pipedrive, HubSpot…) ont tous des modules Make — le pipeline se rebranche en une heure, sans rien perdre.

L’enrichissement automatique est-il fiable ?

Pour les données factuelles (société, site, taille) : très correct. Pour le reste, considérez-le comme un pré-remplissage que votre premier échange affinera. Même imparfait, il vous évite la recherche Google rituelle avant chaque appel.

Puis-je automatiser l’envoi des messages de prospection eux-mêmes ?

Techniquement oui, mais prudence : les séquences d’e-mails froids massifs abîment la délivrabilité et la réputation. Notre recommandation : automatisez la capture, le tri et les rappels ; gardez les messages personnalisés, surtout les premiers. Qualité bat volume, toujours.

Comment gérer les doublons (un lead qui revient deux fois) ?

Avant de créer la fiche, un module « Search » cherche l’e-mail dans le CRM : s’il existe, on met à jour la fiche et on remonte le score (un lead qui revient est un lead chaud !) au lieu de créer un doublon. Le même réflexe clé d’identification que dans la synchro Notion.

En résumé

Capture multi-canaux, enrichissement, score, fiche impeccable et relances inoubliables : votre pipeline se remplit et se relance seul — vous gardez le rôle que personne ne peut automatiser : la conversation qui conclut. Le module 4 est terminé : direction le module 5 — Automatisation avancée pour passer du « ça marche » au « c’est du solide ».